Políticas y Procedimientos para la protección y tratamiento de datos personales

Ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013

1. Información del responsable.

Razón Social: Rosa de Castro SAS en adelante “Versilia”

Número de Identificación tributaria: 900.859.531-1

Dirección: Calle 12 #7 34

Ciudad: Cali

Correo electrónico: mgonzález@versilia.com.co

Área encargada: departamento de desarrollo y manejo de Datos Personales.

Teléfono: 8839191

1. Propósito

La expedición de la presente política de tratamiento de Datos Personales se elabora con el fin de estar en estricto cumplimiento a lo estipulado por la ley 1581 de 2012, al decreto reglamentario 1377 de 2013 y a toda la normatividad que regula la materia en el territorio colombiano. Este documento expresa el uso responsable que hace Versilia, para garantizar la protección de los Datos Personales como también obedecer las normas mencionadas.

III. Principios establecidos por la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.

1. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen;
2. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular;
3. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;
4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error;
5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan;
6. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley;
7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley.
9. Tipos de datos personales que reposan en nuestras bases de datos.

Los datos personales recolectados por Versilia en base de datos, que es utilizada y tratada para cumplir con nuestro objeto, son:

• Nombre
• Cédula
• CC o NIT
• Fecha de Nacimiento
• Teléfono fijo
• Celular
• Dirección
• Dirección de correo electrónico
• Datos de tarjeta de crédito
• Nombre de la tarjeta de crédito
• Número de la tarjeta de crédito
• Mes y año de caducidad

1. Tratamiento al cual serán sometidos los datos recolectados.

Versilia con el objeto de desarrollar adecuadamente su actividad cuenta con una base de datos de clientes, afiliados y usuarios de los servicios que ésta presta y para el efecto solicita la autorización y entrega de datos personales a este grupo de entidades.

Versilia estará obligado a mantener la confidencialidad de los datos personales y permitirá que en todo momento y de manera gratuita el titular de la información pueda conocer, actualizar y corregir la información de conformidad con el art. 8 de la ley 1581 de 2012.

El tratamiento de datos por parte de  Rosa de Castro SAS incluye la recolección, almacenamiento, administración, utilización, transferencia, transmisión y destrucción de los datos aquí referidos. Su uso se recolectará con las siguientes finalidades:

1. Desarrollar la correspondiente representación de los clientes, usuarios y afiliados frente a los sistemas de pagos de las distintas entidades bancarias.
2. Contacto directo con los clientes, usuarios y afiliados con la finalidad de mantener comunicación constante y efectiva con ellos.
3. Mantener información sobre peticiones, quejas y reclamos presentados por los usuarios, clientes y afiliados.
4. Cumplir a cabalidad con las obligaciones que los estatutos y la ley le imponen
5. Cualquier otra finalidad tendiente a que se cumpla con las obligaciones adquiridas con quienes le transmiten sus datos personales.

Rosa de Castro SAS en lo posible, no realiza el tratamiento de datos sensibles, sin embargo, en caso de ser requerido, tiene establecida la posibilidad para el titular de los datos de no responder a preguntas o circunstancias que puedan involucrar esta categoría de datos.

1. Finalidades del tratamiento.

Al proporcionar sus Datos Personales, el Titular nos autoriza a usar esta información para las finalidades señaladas en la respectiva solicitud en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad.

Si usted nos proporciona datos personales, nos autoriza para usar esta información para las finalidades señaladas en concordancia con lo previsto en esta Política de Privacidad, y no procederemos a transferir o divulgar la misma fuera de nuestras bases de datos salvo que (i) usted nos autorice a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas, proveedores o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii) la utilicemos nosotros o terceros para proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) implementemos un contrato de transmisión de datos personales en los términos del Decreto 1377 de 2013, o (v) según sea requerido o permitido por la ley o para las finalidades desarrolladas en la presente política de privacidad.

Los Datos Personales proporcionados serán tratados con las siguientes finalidades:

• Proporcionarle información sobre productos, servicios u otras actividades o propuestas de interés de Rosa de Castro SAS
• Utilizamos la información que recopilamos para brindarle los productos, cupones y servicios que solicita, para informarle acerca de otros productos y servicios ofrecidos por Versilia y para administrar nuestros sitios, servicios, productos o las plataformas tecnológicas de las cuales Versilia sea titular.
• También para realizar estudios sobre datos demográficos, intereses y comportamiento; estudios de mercado y de consumo a efecto de adquirir y ofrecer productos y servicios personalizados, así como publicidad y contenidos más adecuados a sus necesidades.
• Con el objeto de poder entregar productos, cupones, servicios y soluciones, Versilia y/o sus encargados han celebrado o celebrarán diversos acuerdos comerciales con diversos proveedores tanto en territorio nacional como en el extranjero, para que le suministren los productos y servicios ofrecidos por Versilia, en el entendido de que dichos proveedores están obligados, a mantener la confidencialidad de los datos personales suministrados y a observar el presente Aviso.
• Para formalizar el proceso transaccional con sus clientes, consumidores, proveedores y otros terceros, así como gestionar el proceso de requisición, evaluación y adjudicación de proveedores y otros terceros con los que tratamos.
• Para solicitarle que responda algunas encuestas de satisfacción respecto a nuestros productos y servicios.
• Para contactarlo en relación con el resultado de las evaluaciones que haya realizado respecto de los productos y servicios de Versilia o algún otro tema.
• Para dar seguimiento a algún problema que haya surgido respecto a pedidos y/o entrega de producto o servicio.
• Solicitar factura o comprobante fiscal.
• En su caso, verificar la capacidad de crédito y/o pago del Titular, lo cual se podrá efectuar a través de las sociedades de información crediticia, en términos de la Ley para regular las Sociedades de Información Crediticia.
• En general, para hacerle llegar información de Versilia y sus empresas subsidiarias, y afiliadas, con fines publicitarios y de promoción.

Con la aceptación de la presente Política de Privacidad, los titulares de datos personales nos autorizan para hacerles llegar, por distintos medios y canales (incluyendo, pero no limitándose a correo electrónico, SMS o mensajes de texto, etc.) información de productos y servicios, y de ofertas de productos y/o servicios que son de interés de nuestros afiliados, empleados y proveedores.

VII. Seguridad

Versilia ha adoptado las medidas de seguridad, administrativas, técnicas y físicas, necesarias para proteger sus datos personales contra daño, pérdida, alteración, destrucción o el uso, acceso o tratamiento no autorizado. Sin embargo, Versilia no puede y por ende no garantiza que no existirá un acceso no autorizado a sus datos personales o que las comunicaciones estén libres de toda interrupción, error o intercepción por terceros no autorizados.

El acceso a sus datos personales en poder de Versilia se limitará a las personas que necesiten tener acceso a dicha información, con el propósito de llevar a cabo las finalidades identificadas.

En caso que al momento de proporcionar sus Datos Personales a Versilia se le asigne un nombre de usuario y contraseña, usted será responsable de que dicha información se mantenga confidencial. Le sugerimos no compartir esta información con nadie. Si comparte su equipo, procure siempre cerrar la sesión antes de salir de un sitio o servicio a fin de evitar que terceros no autorizados puedan acceder a su información.

VIII. Derechos que tienen los titulares de los datos personales.

1. a) Ser informado por Versilia del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les han dado a sus datos personales.
2. b) Conocer, acceder en forma gratuita, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Versilia del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, cuando el titular lo requiera y especialmente cuando existan datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
3. c) Solicitar prueba de la autorización otorgada a Versilia del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
4. d) Presentar ante las autoridades competentes quejas por infracciones a la Legislación de Habeas Data vigente.
5. e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando durante el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento Versilia ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.
6. f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

La información personal no será utilizada con propósitos diferentes a los aquí manifestados, sin embargo, podrá ser divulgada por Versilia cuando así sea requerido por la ley; una orden judicial; o una autoridad competente en ejercicio de sus funciones.

Versilia podrá llevar a cabo tratamiento de los datos personales en sus propios servidores o en aquellos provistos por un tercero especializado en la materia con fundamento en los acuerdos que se realicen por parte de la entidad para tal objeto y con fundamento en los lineamientos establecidos para ello en la ley estatutaria 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y todas las normas relativas a la protección de habeas data promulgadas en la República de Colombia de modo tal que estas terceras personas estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeto Versilia con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.

1. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares.

Toda persona natural que actúe en tal condición y no en razón de ser representante de una persona jurídica o en su calidad de comerciante en relación con los actos propios de sus labores cotidianas, tiene derecho a verificar al menos una vez al mes, corregir, actualizar o solicitar la eliminación de cualquier información personal solicitada y provista a Versilia a través del correo electrónico mgonzalez@versilia.com.co

En caso de que la información esté siendo objeto de tratamiento por parte de Versilia en razón de existir una relación de tipo legal o contractual entre el titular de los datos y la entidad, el derecho a solicitar la supresión se verá limitado hasta la finalización de las relaciones que se mantengan.

Los titulares de los datos podrán ejercer sus derechos y contactarse con Versilia a través de la dirección de correo electrónico:  mgonzalez@versilia.com.co o físicamente en la Calle 12 #7 34 en Cali. Las solicitudes serán atendidas en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en que se reciba la solicitud. Esto de acuerdo con los tiempos establecidos para el efecto en la ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 y toda la normatividad vigente en la República de Colombia. Cuando no fuere cumplir con estos tiempos, se deberá informar al titular las razones por las cuales se ha generado la demora y la fecha en que se atenderá su solicitud la cual en ningún caso podrá superar un término de cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

1. Procedimiento para instaurar un reclamo.

El titular, apoderado o causahabiente que considere que los datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos o que considere que se ha dado un debido tratamiento a sus datos personales, deberá dirigir sus reclamos a Versilia, conforme al siguiente procedimiento:

1. Deberá dirigirlo a las oficinas de Versilia a la dirección física Calle 12 #7 34 o a la dirección electrónicamgonzalez@versilia.com.co indicando su nombre, su cédula y la descripción de los hechos que dan lugar al reclamos. Si requiere adjuntar algún archivo, podrá hacerlo.
2. El término máximo para atender los reclamos será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando por alguna razón no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al titular los motivos de la demora y la fecha en la que se atenderá su queja o reclamo, al cual bajo ninguna circunstancia podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. Procedimiento para solicitar la eliminación de los datos personales y/o revocar la autorización de uso de datos.

Conforme a la ley 1581 de 2012 y a su decreto reglamentario 1377 de 2013, los titulares de la información podrán solicitar en cualquier momento la supresión o eliminación de sus datos personales mediante la presentación de una queja o reclamo conforme a lo establecido por el art. 15 de la mencionada ley. En caso de que el término estipulado por la mencionada norma Versilia no hubiere eliminado los datos personales del titular, éste tendrá el derecho de solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales. Esta solicitud de supresión y/o revocatoria de autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

XII. Limitaciones al tratamiento de datos personales.

Versilia sólo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de la que se trate y a los aspectos administrativos, contables, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplidas las finalidades del tratamiento o vencido el plazo máximo legal para el cual Versilia tiene la obligación de conservar los datos personales de los titulares, Versilia o el encargado del tratamiento procederán a eliminar los datos personales que se encuentren bajo su poder. Sin embargo, los datos personales deberán ser conservados cuando así lo exija cualquier obligación legal o contractual.

XIII. Modificaciones a las políticas

Versilia se reserva el derecho de modificar la política de privacidad de la información de carácter personal en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en la página de internet con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

XIV. Ley y jurisdicción

Toda interpretación, actuación judicial o administrativa derivada del tratamiento de los datos personales estará sujeta a las normas de protección personal establecidas en la República de Colombia y las autoridades administrativas o jurisdiccionales competentes para la resolución de cualquier inquietud, queja o demanda sobre las mismas serán las de la República de Colombia.

Fecha de publicación y entrada en vigencia: febrero de 2017